Haz que tu empresa funcione sin tenerte a ti presente

El otro día me junté con un par de amigos por la despedida de una amiga, y uno de ellos me comentó que había empezado un negocio: un local de sushi.

Lo felicité por haber tomado la iniciativa, y luego le pregunté qué tal le iba a su negocio y su vida como emprendedor.

“Bien!”, me decía, “tengo a una encargada de local que hace funcionar el negocio sin que yo tenga que estar presente.”

Cuando me respondió, pensé de inmediato en algunos escenarios…

¿Qué ocurre con la operación del negocio si la encargada de local se enferma?

Si ella exige un aumento de sueldo, ¿se verá obligado a dárselo?

Le conté a mi amigo mis reflexiones y concluimos que el funcionamiento de su negocio dependía mucho de una sola persona: de la encargada de local.

Si ella no estaba presente, sea cuál sea la razón, la calidad de atención al cliente no era la misma y los rolls de sushi tampoco. Existe una manera de solucionar esto, y es sistematizando los procesos del negocio.

¿Qué es la sistematización de procesos?

Cada vez que hago un pedido en algún Mcdonald´s, veo, detrás de la persona que opera la caja, a cocineros armando las hamburguesas como si ésta fuera una línea de producción de juguetes…

El cocinero #1 saca el pan caliente de una bandeja de horno, le coloca encima la hamburguesa, el queso y otros ingredientes, y luego le entrega la hamburguesa al cocinero #2…

El cocinero #2, en un abrir y cerrar de ojos, envuelve la hamburguesa con un papel amarillo, y luego la deja sobre una maquina separadora de hamburguesas…

El cocinero #3 lée mi orden de compra, trae mi hamburguesa recién hecha por los dos cocineros y, con una especie de pala, rellena una cajita con una porción perfecta de papás fritas…

Todo funciona a la perfección, tal como lo muestra el siguiente vídeo:

¿Por qué hablo sobre Mcdonald´s?

Porque Mcdonald´s es un ejemplo de negocio con procesos de producción perfectamente sistematizados, es decir, que sus etapas de producción y entrega del producto están muy bien ordenados.

¿Por qué es importante sistematizar los procesos?

De esta manera, si un cocinero se enferma y falta al trabajo por varios días, su puesto puede ser reemplazado rápidamente.

¿Por qué?

Porque las instrucciones de cocina fueron diseñadas de tal manera que cualquier persona puede ejecutarlas.

Así, puede garantizar la entrega de entregar siempre (o casi siempre) la misma calidad de producto y servicio.

Sistematizar los procesos de un negocio significa ordenar y documentar las etapas claves del negocio con el fin de sacar el máximo rendimiento a sus recursos (tiempo y dinero).

¿Qué áreas del negocio debo sistematizar?

Una respuesta fácil sería: todas.

El proceso de captar nuevos clientes debe estar documentado. El proceso de producción de producto o entrega del servicio debe documentado. La manera de cobrarles a tus clientes debe estar documentado. Incluso el proceso de captación de talentos debe estar por escrito.

Sin embargo, nos volveríamos locos si empezamos a sistematizar todo de una vez. Entonces, ¿por donde deberíamos comenzar? Por el área que hoy te está robando más tiempo.

¿Cuántas horas a la semana le estás dedicando a la presentación de tu producto?

Si le dedicas, pongamos un caso, 2 horas a la semana, es decir, 8 horas por mes, a preparar una presentación para cada reunión con un potencial cliente, ¿por qué no dedicar ese tiempo a preparar una plantilla de tu presentación?

Esto te ahorrará muchísimas horas que podrías dedicárselas a otras áreas de tu negocio. Otro ejemplo…

Si eres de aquellas personas que pasan horas persiguiendo a sus clientes para que les pague, podrías delegar esta tarea a otra persona y aliviar ese dolor de cabeza que siempre llega a fin de mes.

Y para poder delegar esta tarea, y hacer que otra persona lo haga siempre de la misma manera, ésta debe estar documentada.

En resumen, identifica aquellas actividades que más tiempo te consumen, y documéntalas para que otra persona lo pueda hacer por ti.

Hay un libro que explica mejor todo esto; el libro se llama The E-Myth (está en inglés).

En resumen, el libro explica por qué el 80% de los negocios pequeños fracasan, y cómo asegurar que el tuyo no sea uno de ellos construyendo un negocio que está basado en sistemas y no en el trabajo de una persona.

Si te interesa leerlo, puedes buscarlo directamente en Amazon o comprarlo en formato digital o papel haciendo click en la imagen de abajo.

Time blocking: Técnica de gestión del tiempo

El bloqueo de tiempo (time blocking) es una manera de organizar el tiempo que consiste en fijar, en la agenda o calendario, una hora de inicio y fin para la realización de una actividad previamente definida, por ejemplo, escribir una entrada para tu blog.

Esta técnica de gestión del tiempo me hace ser más productivo por dos razones principalmente…

1.) Me ayuda a concentrarme mejor en lo que sea que tengo que terminar

Cuando quiero terminar una tarea en el menor tiempo posible, antes de comenzar a trabajar, quito todo tipo de distracción que podría afectar mi concentración (notificaciones de WhatsApp, Gmail, etc.) y me olvido temporalmente de todo lo que no tiene relación con la tarea en cuestión.

Y para alcanzar este nivel de concentración, debo dedicar ese tiempo a UNA sola actividad.

Porque cuando no logro estar 100% presente, me paralizo y finalmente no tomo acción, tal como le ocurre a los leones de circo cuando se enfrentan con una silla.

Entre los años 30’s y 50’s, había un tipo llamado Clyde Beatty, que era mundialmente reconocido por domar a los leones sin salir herido.

¿Cuál era su truco?

Utilizaba las cuatro patas de una silla para no dejar al león concentrarse en un solo objetivo. El león, al confundirse con lo que estaba observando, se paralizaba, y el domador aprovechaba ese momento para hacer que obedeciera.

Aquí les dejo un vídeo…

Entonces… ¿Qué debes hacer tú para poder terminar tus tareas rápidamente?

Deshacerte de la silla, es decir, de todas las tareas que intentan distraerte y robar tu tiempo.

Y, como seguramente tendrás miles de cosas girando en tu cabeza, tendrás que olvidarlas por un momento.

2.) Me permite trocear grandes proyectos en pequeñas tareas

Para disminuir la procrastinación, troceo mis proyectos en pequeñas tareas, y a éstas les asigno una hora y día en mi calendario.

Me hace sentir menos abrumado cuando el proyecto es muy grande o requiere de muchas horas de planificación y ejecución.

”Quiero escribir un post increíble en mi blog, por lo que voy a dividirlo en parte 1, 2, 3 y 4, para empezar hoy con el 2 y 4, y mañana terminar con el resto.”

Lo importante es avanzar hacia el final del proyecto. Da igual si avanzaste sólo un 1% en el diseño de una presentación de un producto, porque uno sigue siendo mayor a cero.

¿Cómo utilizo esta técnica?

Las tareas que realizo en mi día a día las puedo clasificar en dos grandes grupos: rutina y contingencia.

En mi trabajo diseño, implemento y optimizo estrategias de marketing digital para mis clientes.

Esto quiere decir que tengo ciertas tareas que debo realizar periódicamente y que, por lo tanto, entran en la categoría rutina, por ejemplo: revisar semanalmente las estadísticas de sus sitios web.

¿Cómo hago para que no se me olvide realizarlas?

Creo un evento recurrente en mi calendario, por ejemplo, hago una cita con el título “Revisar Sitios Web de Clientes” para el primer y tercer lunes de cada mes.

Para esta semana, mi agenda se vió así:

Time blocking

Otro tipo de tareas que también agendo en mi calendario son las tareas únicas, las cuales clasificó como contingente, por ejemplo: crear una campaña publicitaria.

¿Por qué?

Con mi rutina ya establecida, busco espacios de tiempo no ocupados, y en ellas añado tareas que son contingentes. Si no lo hago de esta manera, nunca voy a tener tiempo para hacerlo y estaré siempre preocupado de lo que está pendiente.

Entonces, ya sabes; para las tareas que son parte de tu rutina, las agendas en tu calendario como una cita repetitiva, y para las tareas que son únicas, las programas en tu calendario como si fuera cualquier cita.

Para bloquear el tiempo, yo utilizo Google Calendar, aunque puedes utilizar cualquier aplicación de calendario existente.

¿Por qué Google Calendar?

  1. Lo puedo utilizar desde mi ordenador y teléfono móvil,
  2. Puedo conectar el calendario con otras aplicaciones de Google (Hangouts, Maps, etc.), y,
  3. Es muy fácil de usar: sólo arrastro el tiempo que quiero bloquear y listo.

¿Es gratis? Sí, siempre y cuando tengas una cuenta en Gmail. Vamos, ¿qué esperas para comenzar? Esta técnica de gestión del tiempo te ayudará a hacer más en menos tiempo.

Muchos negocios buscan la digitalización, pero no saben cuánto cuesta y cómo hacerlo

En Japón, casi la mitad de las grandes empresas pone en práctica el sistema de trabajo remoto. Sus empleados pueden optar por trabajar desde la casa, desde algún café o simplemente desde sus oficinas.

¿Por qué les digo esto?

Porque es un cambio de paradigma que pronto ocurrirá en nuestro país. En un par de años más, es muy probable que exijamos condiciones de trabajo que mejoran la productividad, y a la misma vez, nuestra calidad de vida.

Sin embargo, implementar un sistema de trabajo remoto sin contar con una infraestructura tecnológica adecuada, podría resultar en algo totalmente contrario a lo esperado (más productividad, menos costos, etc.).

¿Por qué?

Supongamos que implementamos una política en nuestra empresa que permite a los empleados, todos los días viernes, trabajar desde su departamento, desde algún Starbucks, desde la casa de su suegra, o desde donde sea.

Previo a este nuevo sistema implementado, si un empleado tenía, por ejemplo, un problema para abrir el programa para entrar al sistema contable de la empresa, se acercaba al puesto de trabajo de su colega más computín, y le pedía ayuda para resolverlo en menos de 15 minutos.

Luego de la implementación de este sistema, el mismo empleado, que siempre tenía fallas con el programa de contabilidad, y que ahora trabaja desde el café que está en la esquina de su departamento, tiene que “whatsappear” a su amigo computín, y molestarlo varias veces por teléfono, para lograr resolver el mismo problema, pero esta vez en 45 minutos.

¿Qué pasó aquí?

El amigo computín no contaba con una herramienta que le permitiera dar soporte a su compañero de manera remota, por lo que debía prestarle ayuda por teléfono, sin poder enseñarle en persona.

Pero si, por el contrario, nuestros colaboradores supieran utilizar alguna herramienta para hacer videollamadas y compartir sus pantallas, entregar soporte al equipo interno no sería una tarea que consuma mucho tiempo. Incluso se podría grabar la videollamada y subirla a YouTube para que, cuando vuelva a surgir el error, se pueda ver el tutorial y solucionar el problema sin tener que molestar al equipo de soporte.

Hay una app que uso bastante en la empresa en la cual trabajo con equipos remotos: Google Suite. Esta nos permite tener un calendario compartido y comunicarnos fácilmente a través de correos, videollamadas y chats. Y no solo eso. También nos permite trabajar de manera colaborativa en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación.

¿Cuánto cuesta?

El paquete profesional para oficinas cuesta $5 USD mensuales por usuario, aunque puedes probarlo gratis durante 14 días. No pierdes nada en probar.

Para comenzar puedes buscar en Google la aplicación de G Suite o dirigirte directamente haciendo click aquí.

Nota: El enlace de arriba es de afiliado, lo que significa que me pagan una comisión (sin costo extra para ti) si utilizas dicho enlace para registrarte 🙂

Yo también estoy utilizando esta aplicación para mi blog personal. Y me va muy bien para organizar mis documentos, imágenes, videos, etc., incluso para tener mi propio correo profesional (alejandro@alejandrochung.com).

Dónde poner palabras clave en mi web

En este artículo, te voy a enseñar algunos truquillos que utilizo con mis propios clientes, para que puedas mejorar el rendimiento de tus campañas publicitarias en Adwords utilizando las palabras clave relevantes para tu negocio.

Si bien aprendimos, en el artículo cómo conseguir más visitas web, que las palabras clave son la manera en que tus clientes buscan tu producto o servicio en internet, éstas no solamente deben estar en tus anuncios, sino también en el texto de tu sitio web, concretamente, en tus landing pages.

¿Por qué?

Porque las personas que visitan tu página “escanean” su contenido en busca de esta frase, para saber rápidamente si encontraron lo que están buscando.

Si ven que el texto de tu página web contiene la palabra clave que ingresaron en el buscador, seguirán leyendo el resto del contenido de la web.

Si no lo encuentra, adivina qué pasa?

Perdiste una oportunidad de negocio.

Es por esta razón, que las palabras clave deben estar en la primera sección de la página web a la cual aterrizan (landing page) luego de hacer click a tu anuncio.

El texto que está en la sección de más arriba de tu landing page será leído por el 99.99% de tus visitas, por lo tanto, éste debe llamar rápidamente su atención, si lo que quieres es que sigan leyendo el texto de más abajo.

¿Capisci o non capisci?

Déjame explicártelo con un caso real…

Imaginemos que ahora quieres probar esta nueva técnica, para conseguir más ventas, creando landing pages con las palabras que utilizan tus clientes para encontrarte en internet.

Sin embargo, crear múltiples landing pages desde cero, es decir, copiando y pegando códigos, podría quitarte muchísimo tiempo, por lo que decides buscar alguna manera de diseñarlas rápidamente.

¿Cómo?

Acudiendo al buscador más utilizado en internet: Google.

Dónde poner palabras clave en tu web

Escribes “crear landing page rápido”, y al darle Enter, Google te arroja varios resultados que podrían responder a tus necesidades.

Lees los anuncios patrocinados y te llama la atención el segundo, el cual contiene exactamente las mismas palabras claves que pensaste para encontrar una solución a tu problema: crear landing pages de forma rápida.

añadir palabras clave en anuncios

Haces click sobre dicho anuncio, para que te lleve a una página web con más información sobre cómo crear landing page rápidamente.

añadir palabras clave en landing page

Dentro de la landing page, lo primero que lees es la misma frase (o casi la misma) que escribiste en el buscador: crear landing pages más rápido.

¿Cómo ha sido hasta ahora la experiencia de tu búsqueda?

Agradable.

Y, seguramente, seguirás leyendo lo que este negocio te está ofreciendo (porque ya captó tu atención).

Agregar las palabras clave en el título no sólo mejora la experiencia del usuario, sino también Google empieza a preferirte a ti por sobre los otros anunciantes.

¿Qué implica esto?

Será menos costoso posicionarte en los primeros lugares de los resultados de búsqueda en Google.

Ya que la misión de Google es entregar, en el momento correcto, información útil a sus usuarios.

Y, para hacerlo, tiene que saber de alguna forma que el contenido de tu sitio web es relevante para quien la busca.

¿Cómo lo hace?

Verificando que las palabras escritas en el buscador también estén dentro del texto de tu sitio web (exactas o sinónimas).

Por lo tanto, es importante, desde un punto de vista más técnico, que incorpores estas palabras en ciertas partes de tu sitio web:

Concretamente, éstas deben estar en el título, en la descripción y en el contenido de tu página web.

Este plugin se llama Yoast SEO y es gratuito, aunque también tiene su versión de pago.

De hecho, para este mismo artículo que estás leyendo, utilicé esta herramienta para verificar que la palabra clave “dónde poner palabras clave” esté correctamente incorporada en el título, texto y en la descripción del artículo.

palabras clave yoast seo

¿Quieres saber cómo mejorar el posicionamiento de tu página web?

Escribe tu correo electrónico abajo, para recibir el próximo artículo que estoy escribiendo.



Cómo conseguir más visitas web sin gastar dinero

Recordemos que existen cuatro fuentes de las cuales podemos atraer más visitas web: directa, de buscadores, de referido y de pago.

En este post, utilizarás los buscadores, como Google, para derivar tráfico hacia tu sitio web de forma gratuita.

Solamente invertirás unas horas a la semana en escribir contenido que tu público objetivo está realmente buscando, para atraerlos a tu sitio y luego seducirlos a realizar una acción deseada.

Pero, ¿cómo sé qué contenido está buscando mi cliente potencial?

Con los mismos datos de las 5.5 mil millones de búsquedas que se realizan a diario en Google.

Estos datos son las mismas palabras que utiliza tu audiencia para buscar información sobre tu negocio.

Llevemos esto a la práctica…

Natasha es una foodie (su principal hobby es cocinar), y sus comidas vegetarianas quedan tan ricas que asegura poder hacer, de alguna u otra forma, dinero con éstas.

Para dar a conocer sus secretos mejores guardados de cocina, crea un sitio web con una sección dedicada exclusivamente para escribir las recetas de sus platos favoritos.

Luego de un par de semanas escribiendo y publicando recetas de comida, nota que la actividad de sus lectoras se ha mantenido muy baja (ninguna de ellas comenta sus recetas, pocas las califican y casi nadie las comparte), aún cuando la lista de ingredientes y las indicaciones de las recetas estén explicadas de manera muy clara.

Tras haber realizado un diagnóstico de su sitio web, Natasha logra identificar la causa de la baja participación de sus lectoras:

Las recetas de comida que escribía y publicaba en su sitio web estaban atrayendo pocas visitas porque muy pocas personas las buscaban.

Ella creía que a sus lectoras les iba a interesar los platos que aprendía a preparar, pero las estadísticas del sitio web indicaban lo contrario: nadie quería comer zapallos italianos rellenos con carne de soya 🙁

Si ni los zapallos rellenos ni los garbanzos guisados con verduras son platos que buscan comer las vegetarianas, ¿querrán cocinar humitas?

En vez de preguntarle directamente a los fanáticos de cocina, preguntémosle al mismo buscador, Google, si se buscan recetas de humitas, y si es así, cómo es que se buscan.

Por lo general, las preguntas que hacemos en Google no las haríamos a nuestros amigos de Facebook o a nuestros familiares.

Porque las palabras que escribimos en Google, a veces, pueden ser algo bizarras y preferimos guardarlas para nosotros.

Esto significa que es una excelente fuente de información acerca de lo que las personas realmente buscan.

Las recomendaciones de búsquedas de Google son un conjunto de ideas relacionadas a las palabras ingresadas en el buscador y de lo que otras personas están buscando.

cómo conseguir más visitas web sin gastar dinero

Ordenadas de arriba hacia abajo según su popularidad de búsqueda, estas sugerencias de frases te permiten saber lo que realmente está buscando tu público objetivo.

Un método no muy conocido para leer la mente de tu público objetivo.

Y leer la mente es una habilidad esencial cuando estamos pensando en qué contenido escribir para nuestro sitio web.

Sin embargo, escribir ideas para solamente tomar nota de las predicciones de búsqueda, podría tardarte mucho…

Por esta razón, crearon AnswerThePublic.com.

Esta herramienta te permite utilizar la información pública, para saber cómo las personas conversan sobre un determinado tema.

Si puedes responder a alguna de las preguntas con tu contenido, es porque quienes preguntan son parte de tu público objetivo.

Volvamos al caso de Natasha…

Supongamos que Natasha sabe cocinar ricas humitas y tiene una receta que le gustaría compartir con otras aficionadas a la cocina, pero no sabe cómo buscarían dicha receta o qué quieren saber acerca de esta rica comida.

Ingresa a AnswerThePublic.com, selecciona el lenguaje de búsqueda, escribe la palabra ‘humitas’ en el campo de texto y le da al botón que está a su derecha.

El resultado es un listado de preguntas que las personas hacen acerca de las humitas.

Con esto, Natasha podría escribir, en su blog, contenido que responda a alguna de las preguntas de su público objetivo, para que un mayor número de personas logre encontrar su sitio en la web.

Por ejemplo, podría crear y luego compartir una deliciosa receta de humitas de queso (realmente se buscan!).

cómo conseguir más visitas web sin gastar dinero

En la misma publicación, responder también otras preguntas que tienen sus lectoras acercas de las humitas.

cómo conseguir más visitas web sin gastar dinero

Por ejemplo, en el mismo artículo, explicarles cómo envolver las humitas y cómo conservarlas sin que queden duras.

Al responder tres preguntas que podría tener su público objetivo, mata tres pájaros de un tiro.

Y esto no es todo…

También podría redactar y compilar una serie de artículos relacionados, para crear un libro electrónico (e-book, en inglés) y luego enviárselos a los suscriptores de su blog.

Esto ayudará a Natasha, por una parte, a mejorar su relación con sus lectoras (todas valoran el contenido que es gratuito) y a hacer que su sitio web sea más visible en los resultados de búsqueda (Google prefiere los sitios web con contenido consistente y útil para sus usuarios).

¿Sobre qué tema quieres escribir a continuación?

Escríbela en AnswerThePublic.com para obtener ideas de contenido y saber cómo los usuarios buscan dicha información.

PD: Si quieres seguir recibiendo consejos para aumentar gratuitamente las visitas a tu sitio web, escribe tu nombre y correo electrónico abajo, para enviártelos por correo.